Política de privacidad

Esta Política de Privacidad se aplica a la información recopilada a través de nuestro sitio web, durante la prestación de servicios médicos y en cualquier otra interacción con Whole Pediatrics Group. Al utilizar nuestros servicios o nuestro sitio web, usted acepta las prácticas descritas en esta política.

1. Información que recopilamos

Recopilamos varios tipos de información para brindar y mejorar nuestros servicios de atención médica:

Información personal

• Nombres del paciente y del padre/tutor
• Información de contacto (dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico)
• Fecha de nacimiento y edad
• Información de contacto de emergencia
• Información del seguro (si corresponde)
• Número de Seguro Social (para fines de facturación e identificación)
• Información demográfica

Información médica

• Historial médico completo
• Hallazgos del examen físico
• Diagnósticos y planes de tratamiento
• Registros de recetas y medicamentos
• Resultados de pruebas de laboratorio y de diagnóstico
• registros de vacunación
• Alergias y reacciones adversas
• Datos de crecimiento y desarrollo
• Historial médico familiar (según sea relevante para el cuidado del niño)
• Historial médico del padre/tutor (según sea relevante para el cuidado del niño)

Información de pago y facturación

• Información de tarjeta de crédito o cuenta bancaria para cuotas de membresía
• Dirección de Envio
• Historial de pagos y registros de transacciones
• Información de seguros y reclamaciones (cuando corresponda)

Información del sitio web

• Dirección IP y tipo de navegador
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia en nuestro sitio web
• Sitio web de referencia o términos de búsqueda
• Información del dispositivo (móvil, tableta, computadora de escritorio)
• Cookies y tecnologías de seguimiento similares

2. Cómo usamos su información

Utilizamos su información para los siguientes fines:

Proporcionar atención médica

• Diagnóstico y tratamiento de afecciones médicas
• Coordinar la atención con especialistas y otros proveedores de atención médica.
• Mantenimiento de registros médicos
• Monitoreo del crecimiento, el desarrollo y los resultados de salud
• Proporcionar atención preventiva y educación sanitaria
• Seguimiento del tratamiento y los resultados de las pruebas

Comunicación

• Programación y confirmación de citas
• Envío de recordatorios de citas
• Comunicar los resultados de las pruebas y las recomendaciones de tratamiento
• Respondiendo a sus preguntas e inquietudes
• Proporcionar educación sanitaria e información sobre bienestar.
• Envío de actualizaciones de prácticas y boletines informativos (con su consentimiento)

Facturación y pago

• Procesamiento de cuotas de membresía y pagos
• Presentación de reclamaciones de seguros (cuando corresponda)
• Verificación de la cobertura y los beneficios del seguro
• Cobro de saldos pendientes
• Proporcionar recibos y estados de cuenta

Operaciones de práctica

• Mejorando la calidad de nuestros servicios
• Capacitación de personal y estudiantes (con identificadores de pacientes eliminados)
• Realización de actividades de garantía y mejora de la calidad
• Gestión de las operaciones y la administración de la práctica
• Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios

Investigación y análisis

• Realizar investigaciones médicas (con su consentimiento explícito y sin identificadores)
• Análisis de tendencias y resultados de salud agregados
• Mejorar la funcionalidad del sitio web y la experiencia del usuario

3. Intercambio y divulgación de información

Nos tomamos su privacidad muy en serio y solo compartimos su información en circunstancias limitadas:

Proveedores de atención médica

Podemos compartir su información médica con:

• Especialistas, consultores y otros médicos involucrados en el cuidado de su hijo
• Hospitales, laboratorios e instalaciones de diagnóstico por imágenes para pruebas y tratamientos de diagnóstico.
• Farmacias para el cumplimiento de recetas
• Personal médico de emergencia en situaciones urgentes

Proveedores de servicios de terceros

Podemos compartir información con proveedores de servicios confiables que ayudan en las operaciones de práctica:

• Proveedores de sistemas de registro médico electrónico (EHR)
• Empresas de facturación y procesamiento de pagos
• Servicios de soporte de TI y ciberseguridad
• Proveedores de software de gestión de prácticas
• Plataformas de mensajería segura y telemedicina

Estos proveedores están sujetos a estrictos acuerdos de confidencialidad y solo pueden utilizar su información para los servicios específicos que nos brindan.

Requisitos legales

Podemos divulgar su información cuando lo requiera la ley:

• En respuesta a órdenes judiciales, citaciones o procesos legales
• Para cumplir con las leyes de denuncia obligatoria (abuso infantil, enfermedades transmisibles, etc.)
• A las autoridades policiales cuando así lo exija la ley
• A las autoridades de salud pública para la vigilancia y prevención de enfermedades
• En respuesta a investigaciones o auditorías gubernamentales

Situaciones de emergencia

Podemos divulgar información médica sin su consentimiento en situaciones de emergencia donde:

• Es necesaria una intervención médica inmediata.
• La divulgación es necesaria para evitar daños graves
• La vida o la salud de su hijo están en peligro

Transferencias de empresas

En el caso de una fusión, adquisición o venta de nuestra práctica, su información puede ser transferida al nuevo propietario, sujeta a las mismas protecciones de privacidad descritas en esta política.

Con su consentimiento

Podemos compartir su información con su consentimiento explícito por escrito para fines no descritos en esta política.

4. Seguridad de los datos

Implementamos medidas de seguridad integrales para proteger su información:

Salvaguardias físicas

• Instalaciones de oficina seguras con acceso controlado
• Archivadores cerrados para registros físicos
• Eliminación segura de documentos que contienen información personal

Salvaguardias técnicas

• Sistemas de registros médicos electrónicos encriptados
• Computadoras y dispositivos seguros y protegidos con contraseña
• Protección de firewall y software antivirus
• Sistemas de respaldo seguros
• Correo electrónico y mensajería cifrados para comunicaciones confidenciales
• Auditorías y actualizaciones de seguridad periódicas

Garantías administrativas

• Capacitación del personal sobre políticas de privacidad y seguridad
• Acuerdos de confidencialidad con todo el personal y contratistas
• Acceso limitado a la información en función del puesto de trabajo
• Revisiones y actualizaciones periódicas de la política de privacidad

Importante: Si bien implementamos fuertes medidas de seguridad, ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico es seguro. No podemos garantizar la seguridad absoluta de su información.

5. Sus derechos de privacidad

Según la HIPAA y la ley de California, usted tiene los siguientes derechos con respecto a su información:

Derecho de acceso

Tiene derecho a inspeccionar y obtener copias de su historial médico. Las solicitudes deben presentarse por escrito. Le responderemos en un plazo de 30 días y podríamos cobrarle una tarifa razonable por las copias.

Derecho de corrección

Si cree que su historial médico contiene errores, tiene derecho a solicitar correcciones. Revisaremos su solicitud y realizaremos la corrección o le explicaremos por qué no podemos hacerlo.

Derecho a solicitar restricciones

Puede solicitar restricciones sobre cómo usamos o divulgamos su información médica. Consideraremos su solicitud, pero no estamos obligados a aceptarla, excepto en ciertas circunstancias.

Derecho a las comunicaciones confidenciales

Puede solicitar que nos comuniquemos con usted de una manera específica o en una ubicación específica por razones de privacidad.

Derecho a una contabilidad

Puede solicitar un recuento de ciertas divulgaciones de su información médica realizadas por nuestro consultorio en los últimos seis años.

Derecho a optar por no participar

Puede optar por no recibir:

• Comunicaciones de marketing (boletines informativos, promociones)
• Recordatorios de citas no esenciales
• Actualizaciones y anuncios de prácticas

No puede optar por no recibir comunicaciones esenciales relacionadas con la atención médica, la facturación o las citas de su hijo.

Derecho a retirar el consentimiento

Si ha dado su consentimiento para usos específicos de su información, puede retirar dicho consentimiento en cualquier momento notificándonoslo por escrito.

Derecho a presentar una queja

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante:

• Grupo completo de pediatría (información de contacto a continuación)
• Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos

No será penalizado ni se tomarán represalias en su contra por presentar una queja.

6. Retención de datos

Conservamos su información durante los siguientes períodos:

Tipo de información	Período de retención
Historial Médico (Pacientes Activos)	Duración de la relación médico-paciente + 7 años desde el último contacto
Historial Médico (Menores)	Hasta que el paciente cumpla 25 años (mínimo)
Registros de facturación y pagos	7 años a partir de la fecha de servicio
Análisis de sitios web	26 meses (eliminado automáticamente)
Comunicaciones por correo electrónico	Duración de la relación con el paciente + 3 años

Podemos conservar la información durante más tiempo si así lo exige la ley o por motivos comerciales legítimos. Los historiales médicos de pacientes fallecidos se conservan de acuerdo con la ley de California.

7. Privacidad de los niños

Nuestra práctica brinda servicios médicos a niños desde el nacimiento hasta los 18 años. Recopilamos y mantenemos información médica sobre niños solo con el consentimiento correspondiente de los padres o tutores.

Los padres y tutores legales tienen derecho a:

• Acceder a los registros médicos de su hijo
• Solicitar correcciones a los registros de su hijo
• Tomar decisiones sobre la atención médica en nombre de su hijo menor

Para los pacientes adolescentes (generalmente de 12 a 18 años), la ley de California establece ciertos derechos de privacidad en relación con servicios de salud sensibles (salud reproductiva, salud mental y tratamiento por abuso de sustancias). Hablaremos sobre estos derechos con los padres y los pacientes adolescentes según corresponda.

8. Cookies y seguimiento del sitio web

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías de seguimiento similares para mejorar la experiencia del usuario:

Tipos de cookies que utilizamos

• Cookies esenciales: Necesario para la funcionalidad del sitio web (no se puede deshabilitar)
• Cookies de análisis: Ayúdanos a comprender cómo los visitantes utilizan nuestro sitio web.
• Cookies de preferencia: Recordar su configuración y preferencias

Utilizamos Google Analytics para analizar el tráfico del sitio web. Google Analytics recopila datos anónimos sobre el uso del sitio web. Puede desactivar Google Analytics instalando el complemento de inhabilitación para navegadores de Google Analytics.

Puede controlar las cookies a través de la configuración de su navegador. Deshabilitar las cookies puede afectar la funcionalidad del sitio web.

9. Enlaces de terceros

Nuestro sitio web puede contener enlaces a sitios web de terceros para su comodidad. No nos responsabilizamos de las prácticas de privacidad ni del contenido de sitios web externos. Le recomendamos revisar las políticas de privacidad de cualquier sitio web de terceros que visite.

10. Derechos de privacidad de California

Los residentes de California tienen derechos de privacidad adicionales según la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA):

• Derecho a saber: Puede solicitar información sobre la información personal que recopilamos, usamos y divulgamos
• Derecho de supresión: Puede solicitar la eliminación de su información personal (sujeto a excepciones legales y reglamentarias)
• Derecho a la no discriminación: No lo discriminaremos por ejercer sus derechos de privacidad.

Nota: La información médica protegida por la HIPAA generalmente está exenta de la CCPA. Sin embargo, la información recopilada a través de nuestro sitio web podría estar sujeta a la CCPA.

Para ejercer estos derechos, contáctenos utilizando la información proporcionada a continuación.

11. Aviso sobre el modelo de atención primaria directa

12. Cambios a esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas, tecnología, requisitos legales u otros factores. Cuando realizamos cambios:

• Publicaremos la política actualizada en nuestro sitio web con una nueva "Fecha de entrada en vigor"."
• Le notificaremos sobre cambios materiales por correo electrónico o mediante un aviso en nuestro sitio web.
• El uso continuado de nuestros servicios después de los cambios indica la aceptación de la política actualizada.

Le recomendamos que revise esta Política de Privacidad periódicamente para mantenerse informado sobre cómo protegemos su información.

13. Contáctenos

14. Consentimiento y reconocimiento

Al utilizar nuestro sitio web o nuestros servicios, usted reconoce que ha leído y comprendido esta Política de privacidad y acepta que recopilemos, usemos y divulguemos su información como se describe aquí.

Al inscribirse como paciente, se le pedirá que firme un formulario de consentimiento por separado para reconocer la recepción de nuestro Aviso de prácticas de privacidad completo según lo exige la HIPAA.

Fecha de entrada en vigor: 1 de enero de 2025
Última actualización: 1 de enero de 2025